Årsberetning 2023

Servicekontoret

Kommunens innbyggere skal oppleve åpenhet, tilgjengelighet og rask bistand i møte med servicekontoret. Arkivet er kommunens hukommelse og vi har derfor søkelys på dokumentfangst, innsyn, avlevering av fysisk og elektronisk arkiv og nye metoder for dokumentflyt og digitalisering. God dokumentasjonsforvaltning sikrer rettssikkerheten og demokratiet, og spiller en viktig rolle i samfunnsutviklingen.
I henhold til arkivloven § 6 plikter offentlige organer å ha arkiv, og disse skal være ordnet og innrettet slik at dokumentene er sikret som informasjonskilder for samtid og ettertid.

Serviceleder Astri Bævre Istad

2023

Utover ordinær drift har vi i 2023 vært ansvarlige for kommunestyrevalget. Valg er tidskrevende, men også spennende. Et kommunestyrevalg medfører en del etterarbeid når blant annet utvalg skal konstitueres.

Vi har fått på plass nytt design på hjemmesidene som vi er veldig fornøyd med. Universell utforming på hjemmeside og maler/rapporter er et kontinuerlig arbeid som kommer av nye lovkrav.

Oppgaver og utvikling

Arkiv, innsyn, publikumsmottak, sentralbord, postføring, kvalitetssikring, hjemmeside, veiledning til innbyggere, skjenkebevillinger, ledsagerbevis, digitalisering, politiske møter, opplæring i sak/arkivsystem, barnehageopptak, startlån/bostøtte/boligtilskudd mm.

I samarbeid med IKT Orkidé jobber vi kontinuerlig med forbedring av sak/arkivsystem og hjemmeside/ ansattportal.

Dette er vi gode på

Dyktige og endringsvillige medarbeidere på servicekontoret veileder innbyggere i det kommunale system, og gir støtte til saksbehandlere og ledere. Vi er gode på praktisering av åpenhet og meroffentlighet og har fokus på digitalisering og døgnåpen kommune.

Utfordringer

Vi jobber mot at dokumentfangst til arkiv skal være mest mulig brukervennlig for saksbehandlere, da det alltid vil være slik at en del arkivverdig dokumentasjon havner direkte til saksbehandlere/ ledere.
Vi har i 2023 tatt i bruk spillbasert opplæring på vårt sak/arkivsystem Public360 for å drille ansatte i arkivering, samt øke forståelsen for arkiv og korrekt behandling av dokumentasjon.